Kiinan tärkein vuosittainen juhla on keväänjuhla eli tutummin kiinalainen uusivuosi. Tässä artikkelissa emme käsittele kulttuurisia seikkoja, vaan mitä on hyvä tietää, jos ostaa Kiinasta tavaraa tai harkitsee liikematkaa Kiinaan kiinalaisen uudenvuoden aikoihin.
Mitä kiinalainen uusivuosi tarkoittaa liiketoiminnan kannalta:
Työntekijät viettävät lomaa vähintään 10.–17.2. Varsinkin tehdastyöntekijät lomailevat pidemmän aikaa, koska monille kiinalainen uusivuosi on ainoa pitkä loma, jonka aikana voi viettää aikaansa sukulaisten kanssa kotikylässään.
Logistiikka voi puuroutua ennen lomien alkamista ja satamissa on kiirettä. Varmista siis, että tuotteesi lähtevät tehtailta liikenteeseen ajoissa.
Kaikki liikennevälineet ovat täynnä jo ennen loman alkamista, kun ihmiset suuntaavat kotikyliinsä juhlaa viettämään. Vältä tuolloin matkustamista, mikäli mahdollista.
Lennot ja hotellit ovat loma-aikoina ja ruuhkahuippuina kalliimpia.
Useammat ihmiset vaihtavat työpaikkaa kiinalaisen uudenvuoden alussa.
Tehtaat eivät välttämättä tiedä, kuinka paljon heillä on työntekijöitä lomien loputtua.
Tehtaiden huoltoseisokkeja aikataulutetaan kiinalaisen uudenvuoden lomien yhteyteen, varsinkin jos tuotannon alasajo ja/tai ylösajo ei käy kädenkäänteessä (esim. keramiikkateollisuus)
Team Finland koostuu Kiinassa kauppakamareista, lähetystöstä, pääkonsulaateista ja Business Finlandista. Team Finland Kiina kokoontuu puolivuosittain isommalla porukalla keskustelemaan ajankohtaisista aiheista ja tulevaisuuden kuvioista. Tilaisuus on todella inspiroiva ja itse ainakin sain useita oivalluksia kuuntelemalla muiden näkökantoja.
Yksi asia mikä toistui puheissa oli, että suomalaisten yritysten liiketoiminta Kiinassa on paljon parempaa kuin mitä julkisuuden keskusteluista voisi päätellä. Liiketoiminta Kiinassa jatkuu entiseen malliin; tavaraa hankitaan Kiinasta ja yrityksiä perustetaan Kiinaan.
Tulevaisuutta ei tiedä kukaan, mutta Kiina on jo kokonsa puolesta niin merkittävä, että se ei ole minnekään katoamassa. Seuraavaa Kiinaa ei ole syntynyt, eikä elinaikanamme tulekaan syntymään.
Kantonin messut pidetään Guangzhoussa kahdesti vuosittain. Keväällä ja syksyllä pidettävät messut ovat sisällöiltään samanlaiset ja molemmat jakaantuvat kolmeen viikon mittaiseen osaan. Jokainen osa sisältää eri aloja, joten ennen messuille matkustamista on syytä suunnitella, että mitä haluaa messuilla nähdä.
Kantonin messut ovat valtavan kokoiset. Messualue rakentuu neljästä valtavasta monikerroksisesta messuhallista. Jalkaan kannattaa laittaa hyvät kävelykengät, sillä kilometrejä voi tulla jo yhden päivän aikana reilusti.
Parhaimmillaan Kantonin messut ovat sille, joka on kiinnostunut ostamaan erilaisia tuotteita useista kategorioista. Jos ostaja on erikoistunut johonkin tiettyyn kategoriaan, niin todennäköisesti Kiinasta löytyy juuri siihen kategoriaan erikoistunut messu, josta löytyy enemmän kyseisen alan yrityksiä.
Kiinassa kellot ovat 6 tuntia Suomea edellä normaaliaikaan eli talviaikaan. Aikaero on siis 6 tuntia.
Kesäaikaan Kiina on Suomea 5 tuntia edellä.
Kiinassa ei siirrellä kelloja, vaan aikaero johtuu siitä, että Suomessa ja muualla Euroopan Unionissa käytetään kesäaikaa ja normaaliaikaa eli talviaikaa.
Kiinassa on kaikkialla sama aika, mukaan lukien Hongkong, Macau ja Taiwan.
Suomen ja Kiinan välisen suuren aikaeron vuoksi on hyvä ajatus, että Suomessa hoidetaan Kiinaan liittyvät asiat jo heti aamusta. Tällöin asiaa ehditään työstää Suomen ja Kiinan välillä jo saman päivän aikana. Jos Suomessa hoidetaan Kiinan kuviot lounaan jälkeen, niin Kiinassa saattaa olla jo työpäivä ohitse.
Hongkongin yritysten tunnusnumeroissa tapahtuu muutos 27.12.2023 alkaen. Hongkongin yritysrekisterin (Companies Registry) tunnusnumero poistuu käytöstä.
Jatkossa yrityksen tunnusnumerona toimii Hongkongin veroviraston myöntämän liiketoimintalisenssin (Business Registration Certificate) tunnusnumeron kahdeksan ensimmäistä numeroa. Tämä tunnusnumero on ”Unique Business Identifier” tai lyhennettynä ”UBI” eli se on hongkongilaiset yritykset yksilöivä tunnus, joka on käytössä kaikissa Hongkongin viranomaisissa.
Tämä edellyttää Hongkongiin rekisteröidyiltä yrityksiltä mahdollisesti seuraavia toimenpiteitä:
kun jatkossa yksilöit yrityksen asiakirjoissa, lomakkeissa, kirjepohjissa, laskuissa, hallituksen pöytäkirjoissa jne. tunnusnumerolla, käytä UBI:a
kun etsit yritysrekisteristä tietoja tunnusnumerolla, käytä UBI:a
UBI toimii edelleen verotunnuksena ”Taxpayer Identification Number” tai lyhennettynä ”TIN”
Manner-Kiinassa on vuosittain 7 virallista lomapäivää tai -jaksoa. Viralliset lomat ovat samat vuodesta toiseen, mutta koska päivämäärät perustuvat perinteiseen kuukalenteriin, niin päivämäärät ovat eri vuosina eri ja viranomaiset vahvistavat tarkat päivät vuosittain.
Viralliset lomapäivät Kiinassa ovat vuonna 2024:
Loman nimi
Ajanjakso
Kesto
Uudenvuodenpäivä
30. joulukuu—1. tammikuu
3 päivää
Kiinalainen uusivuosi
10. helmikuu—17. helmikuu
8 päivää
Haudanlakaisupäivä
4.—6. huhtikuu
3 päivää
Vappupäivä
1.— 5. toukokuu
5 päivää
Lohikäärmevenejuhla
8.—10. kesäkuu
3 päivää
Keskisyksynjuhla
15.—17. syyskuu
3 päivää
Kansallispäivä/kultainen viikko
1.—7. lokakuu
7 päivää
Kiinan valtioneuvosto suosittelee, että työnantajat tarjoaisivat kiinalaisen uudenvuoden aaton, perjantai 9. helmikuuta 2024, vapaaksi.
Huomaa, että Hongkongilla, Macaulla ja Taiwanilla on omat lomapäivänsä.
Manner-Kiinassa on tavallista, että virallisten lomien ympärillä vaihdetaan viikonlopuista vapaapäiviä lomien yhteyteen, jotta lomajaksoja voitaisiin näin venyttää. Lomien pituudet vaihtelevat jonkun verran tilanteesta riippuen. Esimerkiksi tehdastyöläisten lomat kiinalaisena uutena vuotena ovat pidemmät kuin toimistotyöntekijöillä, koska kiinalainen uusivuosi saattaa olla työntekijän ainoa mahdollisuus käydä kotikylässää sukulaisia tapaamassa.
Kiinalaisen yrityksen ylimmän johdon ja omistajien pitää tietää, että yritys toimii normaalisti ja halutulla tavalla. Luulo ei ole tässäkään asiassa tiedon väärtti, vaan asioista pitää olla riittävä varmuus. Yritystä pitää siis valvoa.
Asianmukainen valvonta ja kontrolli eivät ole kyttäämistä, vaan osa normaalia yrityksen johtamista. Rötökset pitää toki pyrkiä havaitsemaan, mutta todennäköisempää on, että hommat vain lähtevät pikkuhiljaa luisumaan väärään suuntaan. Siinä vaiheessa, kun vahinko havaitaan, voi tilanne olla kehittynyt jo vaikeaksi tai jopa peruuttamattomaksi.
Kiinalaisen yrityksen valvontaa vaikeuttaa, jos:
yrityksen ylin johto ei ole Kiinassa
yrityksen ylin johto ei osaa kiinan kieltä tai heillä ei ole käytettävissä kiinankielistä henkilöä, joka ei olisi läheisessä sidoksessa Kiinan yrityksen toimintaan
kaikki tieto Kiinan liiketoiminnoista tulee yhdeltä henkilöltä, jolla voi olla motiivi peitellä epäonnistumisia tai jopa petoksia
Riskinmerkkejä siitä, että Kiinan yrityksessä mahdollisesti tapahtuu jotain epäsopivaa ovat muun muassa:
yrityksen ylin johto ei tiedä tai ymmärrä mitä Kiinan yrityksessä tapahtuu
vastausten saaminen kestää ja vastaukset ovat ympäripyöreitä
Kiinan yrityksen henkilöt ”loukkaantuvat” normaalien kysymysten ja tarkastusten tekemisestä
ongelmat ja ihmeellisyydet kuitataan sanomalla, että Kiinassa se nyt vain on tämmöistä
yrityksen kirjanpidolle ei ole tehty tilintarkastusta
viranomaisilmoitukset on tehty myöhässä tai jätetty kokonaan tekemättä
yritys on saanut huomautuksen yritysrekisterin tietoihin
Luonnollisesti on parempi, että kontrollit ovat kohdillaan alusta alkaen, jolloin yllä lueteltuja seikkoja ei joudu myöhemmin kokemaan. Ongelmien ratkaisemista parempi vaihtoehto on välttää joutumasta ongelmiin alunalkujaan.
Kiinan yrityksen valvonnan suunnittelu kannattaa aloittaa siitä, että mikä toimii tutussa suomalaisessa yrityksessä ja miettiä, että sopisiko samat tavat ulotettavaksi Kiinan yritykseen. Jos tavat eivät ole siirrettävissä sellaisenaan, niin onnistuisiko ainakin lähtökohtaisesti. Henkilöiden hankintavaltuudet ja rahankäyttö on syytä kirjata.
Yhdellä henkilöllä ei saa olla liikaa valtaa ja vapauksia, vaikka hän olisi Kiinan yrityksen ainoa henkilö. Jos Kiinan yksikön vetäjä tuo firmaan entiset kollegansa, niin tämä voi olla hyvä tai huono asia. Henkilöstö pitää palkata töitä tekemään, mutta työkaverit saattavatkin olla joskus lähinnä kavereita, jotka mahdollistavat väärinkäytöksiä. Taloushallintoa pidetään usein yrityksen kontrollina, mitä se oikein toimiessaan onkin, mutta jos talouspäällikön tai kirjanpitäjän on palkannut yksikön pomo, niin lojaliteetit saattavat painottua pomon eikä yrityksen suuntaan.
Eräs tapa on palkata ulkopuolinen asiantuntijayritys, jolla ei ole yrityksessä intressejä, valvomaan mitä Kiinan yksikössä tapahtuu. PRD Group on tällainen yritys, joka valvoo mitä Kiinan perustetuissa ulkomaalaisomisteisissa yrityksissä tapahtuu. Tällainen palvelu räätälöidään tapauskohtaisesti, mutta se voi sisältää muun muassa:
Palkanlaskennan
Kirjanpidon tekeminen ja tilintarkastuksen järjestäminen
Jokaisella kiinalaisella yrityksellä pitää olla laillinen edustaja (legal representative), joka edustaa yritystä ja jolla on vastuu ja valta yrityksen toiminnassa. Tämän henkilön on oltava luotettava, minkä lisäksi yrityksen ja sen omistajien etu pitää turvata myös muilla kontrollikeinoin. Yrityksen laillinen edustaja voi käytännössä tuhota yrityksen, jos henkilö osoittautuu huijariksi tai hän ajautuu riitoihin muiden henkilöiden kanssa ja päättää kostaa yritykselle.
Yrityksen laillisen edustajan ei tarvitse olla päätoimisesti Kiinassa, mutta häntä tarvitaan Kiinassa, kun yritystä perustetaan.
Yrityksellä pitää olla joko vähintään kolmehenkinen hallitus tai yksi johtaja (executive director). Useimmilla pienillä yrityksillä käytetään yhden johtajan mallia, koska se on yksinkertaisempi. Isommassa yrityksessä ja varsinkin yhteisyrityksissä on perustellumpaa nimittää hallitus, jotta yhdellä henkilöllä ei ole liian paljon valtaa.
Jokaisella kiinalaisella yrityksellä pitää olla myös valvoja (supervisor), jonka tehtävänä on valvoa, että mitä yrityksessä tapahtuu ja tarvittaessa raportoida osakkaille tai jopa poliisille. Valvojalla ei ole toimivaltaa yrityksen päätöksentekoon, mutta hänellä on laaja tietojensaantioikeus. Yrityksen valvoja voi olla kuka tahansa oikeustoimikelpoinen luonnollinen henkilö. Lakiteknisesti hänen ei tarvitse olla Kiinassa, mutta eipä tällaisesta henkilöstä ole sitten hyötyäkään, jos asioihin pitää puuttua Kiinassa.
Valvojan toiminta on tehokkainta, kun hän:
On lojaali yrityksen omistajille
Hyvä kommunikointi emoyhtiöön
Tuntee Kiinan yritysjuridiikkaa
Tuntee yrityksen liiketoiminnan
Pystyy lukemaan kiinankielisiä asiakirjoja
Ymmärtää kirjanpitoa
Valvojan rooli korostuu, kun yksi tai useampi oheisista seikoista on olemassa:
Yrityksen ylin johto ei ole Kiinassa
Yritys on yhteisyritys
Yrityksen toimintaa Kiinassa johtaa kiinalainen henkilö
Yrityksen johdolla ei ole käytännön kokemusta yrityksen johtamisesta Kiinassa
Yrityksen johto ei osaa kiinan kieltä eli käytännössä joutuu allekirjoittamaan papereita sokkona
Kiinan yrityksen liiketoiminta on mittavaa
Jos yrityksen omistajana sekä laillisena edustajana on sama henkilö, niin valvojalla ei ole merkittävää roolia tai tarvettakaan, muuten kuin täyttää lain edellyttämä vaatimus.
Yrityksillä voi olla hallitus sekä valvojaneuvosto, jos yrityksen omistajat katsovat sen olevan tarpeellista. Tämä lisää byrokratiaa, mutta voi olla perusteltu asia hyvän hallintotavan ja kontrollien kannalta.
Kiinassa yrityksen perustamiseen tarvitaan siis vähimmillään kaksi henkilöä. Henkilö A voi olla yrityksen ainoa omistaja (100 %), johtaja sekä laillinen edustaja. Toinen henkilö, B, on sitten yrityksen valvoja.
Yrityksen Kiinassa voi omistaa yksi tai useampi oikeustoimikelpoinen henkilö. Henkilö tai henkilöt voivat olla luonnollisia henkilöitä (ihmisiä) tai oikeushenkilöitä (yrityksiä).
Myös ulkomaalainen henkilö voi omistaa yrityksen Kiinassa, riippumatta viisumista tai oleskeluluvasta, koska yrityksen omistaminen ei edellytä Kiinassa käyntiä tai oleskelua.
Kun yrityksen omistaa useampi osakas, puhutaan yhteisyrityksestä. Kiinalaisessa yhteisyrityksessä voi olla pelkästään kiinalaisia tai pelkästään ulkomaalaisia osakkaita taikka sekä kiinalaisia että ulkomaalaisia osakkaita.
Joillekin aloille on asetettu rajoituksia ulkomaalaisomistusten suhteen, mutta nämä ovat poikkeustapauksia. Ulkomaalaiset voivat siis yleensä omistaa 100 % yrityksestä, mutta erityistapauksissa omistusoikeus voi olla rajoitettu esimerkiksi 50 % tai ulkomaalaisten omistus on kokonaan estetty. Mitä sensitiivisempi ala on kyseessä (esim. maanpuolustus), niin sitä suurempi kiinalaisen osapuolen omistus on. Kiinan valtio tai muu julkishallinto ei lähtökohtaisesti ole yrityksissä osakkaana.
Yhteisyrityksen etuna on, että useampi osakas tuo resursseja yhteiseen liiketoimintaan. Haittapuolena vastaavasti on, että osakkaat voivat ajautua erimielisyyksiin, joka voi johtaa jopa siihen, että liiketoiminta Kiinassa estyy. Yhteisyritystä perustaessa erimielisyydet ja riitatilanteet pitää ennakoida sopimuksellisesti ja muilla järjestelyillä, jotta riitatilanteet eivät johda taloudellisiin tappioihin.
Jos yhteisyrityksessä on sekä ulkomaalaisia että kiinalaisia, mukaan tulee kulttuurien väliset erot. Kiinalainen osapuoli yleensä tuntee myös Kiinan lainsäädännön ja toimintatavat ulkomaalaista osakasta paremmin, mikä voi johtaa kiinalaisen osapuolen vahvempaan asemaan.
On tärkeä ymmärtää, että vaikka yksi osakas omistaisi yrityksestä yli 50 %, niin se ei tarkoita, että tämä voisi yksipuolisesti päättää kaikesta yrityksessä. Kiinassa vähemmistöosakkaan edut on turvattu ennen kaikkea siten, että vähemmistöosakas voi lyödä kapuloita rattaisiin ja estää yrityksen toiminnan. Käytännössä tämä tapa on mahdollinen vain kiinalaiselle osakkaalle, mutta ei ulkomaalaiselle. Yrityksen perustamisen ja pyörittämisen kannalta on helpointa, jos yrityksellä on vain yksi omistaja. Päätöksenteko on helpointa koko yrityksen elinkaaren aikana ja alussa yrityksen perustamiseen liittyvä byrokratia on helpompaa.
Hongkongilainen holdingyhtiö
Varsinkin menneinä vuosina monet päätyivät perustamaan holdingyhtiön Hongkongiin Suomen emoyhtiön ja Kiinan tytäryhtiön väliin. Perusteluina olivat mm. yksinkertaisempi byrokratia Kiinan yhtiötä perustaessa, veroedut sekä eräänlaisen puskurina toimiminen Kiinan ja Suomen välissä. Tällä hetkellä monet edut ovat menettäneet merkityksensä, jos mietitään tilannetta nimenomaan Kiinan liiketoiminnan ja Kiinaan yrityksen perustamisen perspektiivistä. Jos tarkoituksena on tehdä liiketoimintaa laajemminkin Aasiassa tai jopa globaalisti, niin hongkongilaisella yrityksellä voi edelleen olla paikkansa. Lähtökohtaisesti suomalaisen yrityksen kannattaa perustaa yritys Kiinaan suoraan oikeaan paikkaan, kulkematta Hongkongin kautta.
Yrityksen perustaminen Kiinaan ei ole rakettitiedettä, mutta siinä on paljon huomioon otettavia asioita ja se on vaikeampaa kuin yrityksen perustaminen Hongkongiin tai Suomeen.
Yritystä ei kannatta perustaa Kiinaan suunnittelematta tai ajatuksella, että laitetaan joku entiteetti pystyyn ja mietitään myöhemmin mitä sillä tehdään. Tällaisella toimintatavalla saat kyllä yrityksen perustettua, mutta voi käydä niin, että et voi harjoittaa sillä aikomaasi liiketoimintaa.
Kiinassa yritykset voivat harjoittaa liiketoimintaa ainoastaan rekisteröidyn toimialansa puitteissa. Toimiala määritellään suhteellisen yksityiskohtaisesti eikä toimialaksi ole mahdollista laittaa erittäin laveita aloja tyyliin ”kaikki laillinen liiketoiminta”.
Aiottu liiketoiminta sekä rekisteröitävä ja rekisteröity toimiala voi vaikuttaa moniin asioihin. Jos yrityksesi on yhden miehen konsulttifirma, niin yrityksen perustaminen on yksinkertaista. Jos yrityksesi tarkoitus on valmistaa suuria määriä vaarallisia kemikaaleja ulkomaanvientiin, niin tilanne on monta kertaluokkaa monimutkaisempi. Konsulttifirmalle ei ole välttämättä mitään erityisiä vaatimuksia, kun taas kemikaalitehdas tarvitsee ympäristölupia, vienti- ja tuontilisenssin, tietynlaisen kiinteistön jne.
Jo aivan yksinkertaisen tuontia ja vientiä harjoittavan yrityksen perustaminen Kiinaan voi edellyttää tietyn kokoista omaa toimitilaa, vaikka varastopalvelut olisi ulkoistettu. Jos tätä ei ole otettu etukäteen huomioon, niin vuokrasopimuksen allekirjoitettuasi voi käydä ilmi, että sinun on vaihdettava toimitiloja, mikä voi johtaa isännöitsijästä riippuen siihen, että maksat kahdesta toimitilasta, kertakorvauksen tai käräjillä tavataan. Niin ja sivuhuomautuksena mainittakoon, että toimitilojen vuokrasopimus on allekirjoitettava ennen kuin yritystä on rekisteröity. Jos tuonti- ja vientiyrityksesi tarkoitus on tehdä elintarvikekauppa, niin taas on lisää vaatimuksia neliöiden ja lupalappujen suhteen. Vaatimukset voivat olla erilaisia eri kaupungeissa.
Joillekin toimialoille on asetettu vaatimuksia sen suhteen, että kuinka monta prosenttia yrityksestä ulkomaalainen osakas voi omistaa tai voiko omistaa ollenkaan. Nämä vaatimukset pitää selvittää, mutta ulkomaalaisomistuksen rajoitus on enemmänkin poikkeus kuin sääntö.
Miten sitten toimialan määrittely käytännössä tapahtuu? Kirjoita omin sanoin, että mitä yrityksen pitää käytännössä pystyä tekemään. Kirjoita mieluummin liian paljon kuin liian vähän. ”Yritys maahantuo Suomesta Kiinaan kukkopillejä. Yrityksellä on varasto Shanghaissa. Aluksi kaksi työntekijää, mutta vuoden lopussa toivottavasti jo 5. Asiakkaat ovat sekä yksityishenkilöitä että yrityksiä. Verkkokauppa, josta tehdään myyntiä Kiinan sisällä…”
Kun toimiala on määritelty selkokielellä, voidaan se kääntää kiinalaiselle viranomaiskielelle. Jos toimiala ei osu ihan nappiin kerrasta, niin sitä on mahdollista laajentaa tai supistaa. Mitä pienempi muutos, niin sen todennäköisemmin onnistuu pienellä vaivalla. Konsulttifirman muuttaminen ydinvoimalaksi onkin jo vaikeampaa. Kiinalaisen yrityksen nimi sisältää päätoimialan esimerkiksi tuonti- ja vienti, mikä jälleen osoittaa, että kiinalaiset tykkäävät lokeroida asioita. Toisaalta kiinalaisen yrityksen nimestä ulkopuoliset saavat nopeasti enemmän tietoa kuin suomalaisen yrityksen nimestä, joka voi olla vaikkapa Prööt Solutions Oy.
