Kiinalaisen yrityksen ylimmän johdon ja omistajien pitää tietää, että yritys toimii normaalisti ja halutulla tavalla. Luulo ei ole tässäkään asiassa tiedon väärtti, vaan asioista pitää olla riittävä varmuus. Yritystä pitää siis valvoa.
Asianmukainen valvonta ja kontrolli eivät ole kyttäämistä, vaan osa normaalia yrityksen johtamista. Rötökset pitää toki pyrkiä havaitsemaan, mutta todennäköisempää on, että hommat vain lähtevät pikkuhiljaa luisumaan väärään suuntaan. Siinä vaiheessa, kun vahinko havaitaan, voi tilanne olla kehittynyt jo vaikeaksi tai jopa peruuttamattomaksi.
Kiinalaisen yrityksen valvontaa vaikeuttaa, jos:
- yrityksen ylin johto ei ole Kiinassa
- yrityksen ylin johto ei osaa kiinan kieltä tai heillä ei ole käytettävissä kiinankielistä henkilöä, joka ei olisi läheisessä sidoksessa Kiinan yrityksen toimintaan
- kaikki tieto Kiinan liiketoiminnoista tulee yhdeltä henkilöltä, jolla voi olla motiivi peitellä epäonnistumisia tai jopa petoksia
Riskinmerkkejä siitä, että Kiinan yrityksessä mahdollisesti tapahtuu jotain epäsopivaa ovat muun muassa:
- yrityksen ylin johto ei tiedä tai ymmärrä mitä Kiinan yrityksessä tapahtuu
- vastausten saaminen kestää ja vastaukset ovat ympäripyöreitä
- Kiinan yrityksen henkilöt ”loukkaantuvat” normaalien kysymysten ja tarkastusten tekemisestä
- ongelmat ja ihmeellisyydet kuitataan sanomalla, että Kiinassa se nyt vain on tämmöistä
- yrityksen kirjanpidolle ei ole tehty tilintarkastusta
- viranomaisilmoitukset on tehty myöhässä tai jätetty kokonaan tekemättä
- yritys on saanut huomautuksen yritysrekisterin tietoihin
Luonnollisesti on parempi, että kontrollit ovat kohdillaan alusta alkaen, jolloin yllä lueteltuja seikkoja ei joudu myöhemmin kokemaan. Ongelmien ratkaisemista parempi vaihtoehto on välttää joutumasta ongelmiin alunalkujaan.
Kiinan yrityksen valvonnan suunnittelu kannattaa aloittaa siitä, että mikä toimii tutussa suomalaisessa yrityksessä ja miettiä, että sopisiko samat tavat ulotettavaksi Kiinan yritykseen. Jos tavat eivät ole siirrettävissä sellaisenaan, niin onnistuisiko ainakin lähtökohtaisesti. Henkilöiden hankintavaltuudet ja rahankäyttö on syytä kirjata.
Yhdellä henkilöllä ei saa olla liikaa valtaa ja vapauksia, vaikka hän olisi Kiinan yrityksen ainoa henkilö. Jos Kiinan yksikön vetäjä tuo firmaan entiset kollegansa, niin tämä voi olla hyvä tai huono asia. Henkilöstö pitää palkata töitä tekemään, mutta työkaverit saattavatkin olla joskus lähinnä kavereita, jotka mahdollistavat väärinkäytöksiä. Taloushallintoa pidetään usein yrityksen kontrollina, mitä se oikein toimiessaan onkin, mutta jos talouspäällikön tai kirjanpitäjän on palkannut yksikön pomo, niin lojaliteetit saattavat painottua pomon eikä yrityksen suuntaan.
Eräs tapa on palkata ulkopuolinen asiantuntijayritys, jolla ei ole yrityksessä intressejä, valvomaan mitä Kiinan yksikössä tapahtuu. PRD Group on tällainen yritys, joka valvoo mitä Kiinan perustetuissa ulkomaalaisomisteisissa yrityksissä tapahtuu. Tällainen palvelu räätälöidään tapauskohtaisesti, mutta se voi sisältää muun muassa:
- Palkanlaskennan
- Kirjanpidon tekeminen ja tilintarkastuksen järjestäminen
- Maksujen hyväksyttäminen
- Viranomaisilmoitusten tekeminen
- Yleistä hallinnon koordinointia ja valvontaa
