Jokaisella kiinalaisella yrityksellä pitää olla laillinen edustaja (legal representative), joka edustaa yritystä ja jolla on vastuu ja valta yrityksen toiminnassa. Tämän henkilön on oltava luotettava, minkä lisäksi yrityksen ja sen omistajien etu pitää turvata myös muilla kontrollikeinoin. Yrityksen laillinen edustaja voi käytännössä tuhota yrityksen, jos henkilö osoittautuu huijariksi tai hän ajautuu riitoihin muiden henkilöiden kanssa ja päättää kostaa yritykselle.
Yrityksen laillisen edustajan ei tarvitse olla päätoimisesti Kiinassa, mutta häntä tarvitaan Kiinassa, kun yritystä perustetaan.
Yrityksellä pitää olla joko vähintään kolmehenkinen hallitus tai yksi johtaja (executive director). Useimmilla pienillä yrityksillä käytetään yhden johtajan mallia, koska se on yksinkertaisempi. Isommassa yrityksessä ja varsinkin yhteisyrityksissä on perustellumpaa nimittää hallitus, jotta yhdellä henkilöllä ei ole liian paljon valtaa.
Jokaisella kiinalaisella yrityksellä pitää olla myös valvoja (supervisor), jonka tehtävänä on valvoa, että mitä yrityksessä tapahtuu ja tarvittaessa raportoida osakkaille tai jopa poliisille. Valvojalla ei ole toimivaltaa yrityksen päätöksentekoon, mutta hänellä on laaja tietojensaantioikeus. Yrityksen valvoja voi olla kuka tahansa oikeustoimikelpoinen luonnollinen henkilö. Lakiteknisesti hänen ei tarvitse olla Kiinassa, mutta eipä tällaisesta henkilöstä ole sitten hyötyäkään, jos asioihin pitää puuttua Kiinassa.
Valvojan toiminta on tehokkainta, kun hän:
- On lojaali yrityksen omistajille
- Hyvä kommunikointi emoyhtiöön
- Tuntee Kiinan yritysjuridiikkaa
- Tuntee yrityksen liiketoiminnan
- Pystyy lukemaan kiinankielisiä asiakirjoja
- Ymmärtää kirjanpitoa
Valvojan rooli korostuu, kun yksi tai useampi oheisista seikoista on olemassa:
- Yrityksen ylin johto ei ole Kiinassa
- Yritys on yhteisyritys
- Yrityksen toimintaa Kiinassa johtaa kiinalainen henkilö
- Yrityksen johdolla ei ole käytännön kokemusta yrityksen johtamisesta Kiinassa
- Yrityksen johto ei osaa kiinan kieltä eli käytännössä joutuu allekirjoittamaan papereita sokkona
- Kiinan yrityksen liiketoiminta on mittavaa
Jos yrityksen omistajana sekä laillisena edustajana on sama henkilö, niin valvojalla ei ole merkittävää roolia tai tarvettakaan, muuten kuin täyttää lain edellyttämä vaatimus.
Yrityksillä voi olla hallitus sekä valvojaneuvosto, jos yrityksen omistajat katsovat sen olevan tarpeellista. Tämä lisää byrokratiaa, mutta voi olla perusteltu asia hyvän hallintotavan ja kontrollien kannalta.
Kiinassa yrityksen perustamiseen tarvitaan siis vähimmillään kaksi henkilöä. Henkilö A voi olla yrityksen ainoa omistaja (100 %), johtaja sekä laillinen edustaja. Toinen henkilö, B, on sitten yrityksen valvoja.
