Pyydämme asiakkaalta ja perustettavan yrityksen osakkailta sekä hallituksen jäseniltä passikopioita pääsääntöisesti yritystä perustettaessa Hongkongiin tai Kiinaan ja kun jonkun edellä mainituista henkilöistä passi menee vanhaksi. Pyydämme asiakasta myös omatoimisesti lähettämään meille uudesta passistaan kopion.
Syyt miksi kysymme passikopiota liittyvät asiakkaan tunnistamiseen ja tuntemiseen sekä käytettävien henkilötietojen virheettömyyteen ja ajantasaisuuteen.
Palveluntuottajalla on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa, mikä on samankaltainen velvoite kuin esimerkiksi pankeilla. Englanniksi käytetään käsitettä know-your-customer tai lyhyemmin KYC. Tämän velvoitteena on torjua terrorismin rahoitusta sekä rahanpesua. Yksinkertaistettuna viranomaispapereissa pitää olla todelliset tiedot.
Toisaalta saamme passikopiosta suoraan virheettömät ja ajantasaiset tiedot. Passikopiosta yritysrekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat koko nimi, passin numero ja passin myöntänyt valtio. Jos henkilön nimessä on ei-englanninkielisiä kirjaimia esimerkiksi Å, Ä tai Ö, niin ne kirjoitetaan viranomaispapereihin niin kuin nimi on kirjoitettu passin alareunassa olevassa koneluettavassa kentässä.
Passikopioita käytetään yrityksen perustamiseen ja hallinnointiin liittyviin asioihin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille henkilöille muutoin kuin pakottavan lainsäädännön näin edellyttäessä. Käytännössä tämä on tarkoittanut palveluntuottajaan kohdistunutta normaalia viranomaisvalvontaa Hongkongissa.
Palveluntuottaja voi pyytää vahvistamaan passin kuulumisen asianomaiselle henkilölle suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Vaikka passikopioita ehdottomasti tarvitaan yrityksen perustamiseksi ja hallinnoimiseksi, niin yleisesti ottaen kannattaa olla varovainen kenelle passikopioitaan luovuttaa. Kannattaa aina pohtia ennen passikopion luovuttamista, että onko vastaanottajalla todellinen tarve passikopiolle, onko vastaanottaja kuka hän väittää olevansa ja onko hän luotettava.
Miten ottaa passikopio?
Parhaiten passista saa otettua kopion skannerilla. Kopio otetaan passin koko aukeamasta, joka sisältää tietosivun. Passin koko aukeaman pitää näkyä ja passin reunojen ja kuvan reunojen väliin pitää jäädä hieman tilaa. JPG-tiedostot toimivat yleisesti ottaen parhaiten, koska PDF-tiedostona tallettaessa ohjelmisto toisinaan koittaa korostaa tekstiä, mikä johtaa usein epäselvään kuvaan.
Jos sinulla ei ole skanneria, niin myös kännykkäkameralla on mahdollista ottaa riittävän hyvä kuva. Päivänvalossa saa otettua parhaat kuvat.
Älä turhaan leikkaa tai muuta kuvakokoa pienemmäksi, vaan lähetä kuvatiedosto mielellään sellaisenaan.
Tässä on esimerkki, kuinka passikopion valotus on kunnossa ja kuvassa näkyy koko aukeama kokonaisuudessaan.
