Passikopio

Pyydämme asiakkaalta ja perustettavan yrityksen osakkailta sekä hallituksen jäseniltä passikopioita pääsääntöisesti yritystä perustettaessa Hongkongiin tai Kiinaan ja kun jonkun edellä mainituista henkilöistä passi menee vanhaksi. Pyydämme asiakasta myös omatoimisesti lähettämään meille uudesta passistaan kopion.

Syyt miksi kysymme passikopiota liittyvät asiakkaan tunnistamiseen ja tuntemiseen sekä käytettävien henkilötietojen virheettömyyteen ja ajantasaisuuteen.

Palveluntuottajalla on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa, mikä on samankaltainen velvoite kuin esimerkiksi pankeilla. Englanniksi käytetään käsitettä know-your-customer tai lyhyemmin KYC. Tämän velvoitteena on torjua terrorismin rahoitusta sekä rahanpesua. Yksinkertaistettuna viranomaispapereissa pitää olla todelliset tiedot.

Toisaalta saamme passikopiosta suoraan virheettömät ja ajantasaiset tiedot. Passikopiosta yritysrekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat koko nimi, passin numero ja passin myöntänyt valtio. Jos henkilön nimessä on ei-englanninkielisiä kirjaimia esimerkiksi Å, Ä tai Ö, niin ne kirjoitetaan viranomaispapereihin niin kuin nimi on kirjoitettu passin alareunassa olevassa koneluettavassa kentässä.

Passikopioita käytetään yrityksen perustamiseen ja hallinnointiin liittyviin asioihin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille henkilöille muutoin kuin pakottavan lainsäädännön näin edellyttäessä. Käytännössä tämä on tarkoittanut palveluntuottajaan kohdistunutta normaalia viranomaisvalvontaa Hongkongissa.

Palveluntuottaja voi pyytää vahvistamaan passin kuulumisen asianomaiselle henkilölle suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Vaikka passikopioita ehdottomasti tarvitaan yrityksen perustamiseksi ja hallinnoimiseksi, niin yleisesti ottaen kannattaa olla varovainen kenelle passikopioitaan luovuttaa. Kannattaa aina pohtia ennen passikopion luovuttamista, että onko vastaanottajalla todellinen tarve passikopiolle, onko vastaanottaja kuka hän väittää olevansa ja onko hän luotettava.

Miten ottaa passikopio?

Parhaiten passista saa otettua kopion skannerilla. Kopio otetaan passin koko aukeamasta, joka sisältää tietosivun. Passin koko aukeaman pitää näkyä ja passin reunojen ja kuvan reunojen väliin pitää jäädä hieman tilaa. JPG-tiedostot toimivat yleisesti ottaen parhaiten, koska PDF-tiedostona tallettaessa ohjelmisto toisinaan koittaa korostaa tekstiä, mikä johtaa usein epäselvään kuvaan.

Jos sinulla ei ole skanneria, niin myös kännykkäkameralla on mahdollista ottaa riittävän hyvä kuva. Päivänvalossa saa otettua parhaat kuvat.

Älä turhaan leikkaa tai muuta kuvakokoa pienemmäksi, vaan lähetä kuvatiedosto mielellään sellaisenaan.

Tässä on esimerkki, kuinka passikopion valotus on kunnossa ja kuvassa näkyy koko aukeama kokonaisuudessaan.

passikopio

Kotiosoitetodiste

Kotiosoitetodiste (residential address proof) on yksi Hongkongin erikoisuuksista. Hongkongissa ei ole samanlaista väestörekisteriä tai väestötietojärjestelmää kuin esimerkiksi Suomessa, joten kotiosoite todistetaan kotiosoitetodisteella. Tämä koskee sekä paikallisia hongkongilaisia että ulkomaalaisia henkilöitä.

Kotiosoitetodiste on periaatteessa mikä tahansa asia, joka todistaa vastaanottajaa tyydyttävällä tavalla, että kotiosoite on luotettavalla tavalla ilmoitettu ja todistettu.

Hongkongilaisilla pankeilla on tiukin linja kotiosoitetodisteen suhteen. Heidän vaatimuksensa kotiosoitetodisteelle ovat seuraavat:

  • englannin- tai kiinankielinen
  • enintään 3 kk vanha
  • alkuperäinen paperinen kappale
  • ”utility bill” eli sähkölasku, puhelinlasku tai vastaava, taikka tiliote, luottokorttilasku tai vastaava

Koska Suomessa käytetään nykyään hyvin vähän paperisia laskuja, jotka ovat lähtökohtaisesti suomeksi, niin kannattaa hyvissä ajoin hankkia englanninkielinen paperinen kotiosoitetodiste, jos sellaisen tarvitsee hongkongilaista pankkia varten.

China Operations Supportin vaatimukset kotiosoitetodisteelle yritystä Hongkongiin perustettaessa ovat seuraavat:

  • suomen-, ruotsin-, englannin- tai kiinankielinen
  • enintään 3 kk vanha
  • alkuperäinen paperinen kappale tai hyvälaatuinen skannattu kopio, jossa näkyy koko asiakirja
  • ”utility bill” eli sähkölasku, puhelinlasku tai vastaava, taikka tiliote, luottokorttilasku tai vastaava, vakuutuslasku, ote väestötietojärjestelmästä (mahdollisesti muutkin käyvät)

Miksi yrityksen perustaminen kannattaa tilata juuri PRD Groupilta?

Niin kuin kaikissa muissakin palveluissamme, asiakas voi olla levollisin mielin, että hän saa sitä mitä tilaakin ja ilman yllätyksiä. Hongkongilaisen yrityksen perustamiset ja hallinnointi sujuu meiltä varmuudella ja yhteydenpito toimii selvällä suomen kielellä. Asiakkaan ei tarvitse tietää asiaan liittyvästä lainsäädännöstä mitään.

Vaikka teemmekin paperityöt puolestasi ammattitaidolla, niin emme ole vain byrokraatteja vaan teemme itsekin suomalaisina kansainvälistä liiketoimintaa Hongkongissa ja muualla Kiinassa. Ymmärrämme siis omakohtaisesti millaisessa tilanteessa sinä olet.

Yrityksemme henkilöt esiintyvät näilläkin nettisivuilla nimillään ja kasvoillaan. Olemme avoimia ja tavoitettavia. Olemme perustaneet yli 50 suomalaisomisteista yritystä Hongkongiin.

Yritystä rekisteröitäessä tarvitaan sinun henkilökohtaisia tietoja (mm. passin tietosivu henkilötunnuksineen ja kotiosoite). Palveluitamme käyttäessäsi voit olla vakuuttunut, että henkilötietosi ovat turvassa. Tutustu yrityksemme tietosuoja- ja rekisteriselosteeseen. Ole aina varovainen kenelle luovutat passisi tiedot, koska identiteettivarkauden riski on todellinen varsinkin Suomen ulkopuolella.

Yrityksellämme on Trust or Company Service Provider -erikoislupa perustaa yrityksiä Hongkongiin. Luvan numero on TC000230.

Mikä on hongkongilaisen yrityksen suhde Manner-Kiinaan?

Hongkong on Kiinan erityishallintoalue, jolla on suhteellisen vahva itsehallinto, ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa lukuun ottamatta. Hongkong on toiminut vuosikymmeninä porttina Kiinaan ja liiketoiminta Manner-Kiinaan on tänä päivänäkin laajamittaista ja sujuvaa.

Hongkongilainen yritys ei ole ”kotimainen” yritys Manner-Kiinassa, Hongkongin itsehallinnon johdosta. Jos haluat myöntää mannerkiinalaisille asiakkaillesi virallisia fapioa-verokuitteja tai palkata Manner-Kiinaan paikallista henkilökuntaa, niin silloin sinun tarvitsee perustaa yritys Manner-Kiinaan.

Yhtälailla mannerkiinalainen yritys ei ole ”kotimainen” Hongkongissa. Monilla mannerkiinalaisilla yrityksillä tai niiden omistajilla on kuitenkin hongkongilainen yritys kansainvälistä liiketoimintaa (laskutusta) varten tai veroteknisistä syistä.

Tarvitseeko minun palkata yritykseeni henkilöstöä?

Hongkongilaisen yrityksen ei lainsäädännön puolesta tarvitse palkata henkilökuntaa. Henkilöstön palkkaaminen riippuu siis yrityksen omasta tarpeesta ja päätöksestä.

Yrityksen pitää tuntea työntekijän palkkaamiseen liittyvät velvoitteet mukaan lukien työsuojelu, työntekijän oikeudet, sosiaaliturva ja verotus. Nämä velvoitteet ovat varsin yksinkertaisia, kun hongkongilainen yritys palkkaa hongkongilaisen henkilön Hongkongissa. Jos kuviossa on mukana muita kansallisuuksia tai valtioita, niin huomioon otettavien seikkojen lukumäärä saattaa olla suurempi.

Hongkongissa olevan työntekijän palkkaaminen vaikuttaa yrityksen mahdollisesti hakemaan verovapautukseen eli offshore-statukseen.

Hongkongilaisen yrityksen voi perustaa ja toimintaa harjoittaa yksi henkilö, joka on ainoa osakas sekä hallituksen ainoa jäsen. Hallituksen jäsen ei ole automaattisesti työntekijä, mutta voi olla.

Minkä lainsäädännön mukaan hongkongilainen yritykseni toimii?

Hongkongilainen yritys noudattaa ensi sijassa Hongkongin lakeja, joista keskeisimpänä on Companies Ordinance, Cap. 622, joka on paikallinen yhtiölaki.

Vaikka Hongkong on osa Kiinan kansantasavaltaa (eli Kiinaa), niin sillä on erikoishallintoalueena omat lait, mukaan lukien oma yhtiölainsäädäntö, viranomaiset ja oikeuslaitos.

Kun hongkongilainen yhtiö toimii Hongkongin ulkopuolella, niin yhtiön on noudatettava myös kohdemaan lakeja.

Jos hongkongilaista yhtiötä johdetaan Hongkongin ulkopuolelta, niin tämän maan viranomaiset saattavat edellyttää yrityksen noudattavan joitakin tämän maan yrityksille asetettuja velvoitteita.

Hongkongilaisen yrityksen on noudatettava myös kulloinkin voimassa olevia YK:n asettamia pakotteita.

Tilanteet voivat olla kansainvälisessä yritystoiminnassa monimutkaisia ja yrityksen sekä sen johtajien pitää hankkia tarpeelliseksi katsomaansa laillista neuvoa. Tietämättömyys ei poista vastuita.

Mikä on yhtiösihteeri?

Hongkongilaisessa yrityksessä ei tarvitse olla hongkongilaista tai Hongkongissa asuvaa osakasta eikä hallituksen jäsentä. Tämän sijaan jokaisessa yrityksessä on oltava hongkongilainen yhtiösihteeri (company secretary), jonka vastuulla on tiettyjen asiakirjojen ja tietojen ilmoittaminen Hongkongin hallinnolle. Yhtiösihteeri esimerkiksi ilmoittaa yritysrekisteriin yrityksen hallituksessa tapahtuneista muutoksista. Yhtiösihteeri muistuttaa asiakasta Hongkongin hallinnolle säännöllisesti tehtävistä ilmoituksista ja hoitaa ne eteenpäin, mikä on yksi asia pois itse osattavien ja muistettavien asioiden listalta.

Yhtiösihteerin asema on vastuullinen. Yhtiösihteerin syyllistyessä laiminlyönteihin tai väärinkäytöksiin rangaistuksena voi olla jopa vankeutta.

Yhtiösihteeripalvelujen tuottaminen on Hongkongissa luvanvaraista toimintaa ja edellyttää Trust or Company Services Provider -erikoislupaa. Yrityksemme, China Operations Supportin, lupanumero on TC000230. Lisätietoa luvanvaraisuudesta on Hongkongin yritysrekisterin sivuilta, missä voit myös tarkastaa että tietyllä yrityksellä lupa on kunnossa: https://www.tcsp.cr.gov.hk/tcspls/index

Yrityksemme on ainoa rekisteröity suomalaisomisteinen yhtiösihteeri Hongkongissa.

Yrityksemme toimii yhtiösihteerinä perustamillemme yrityksille ja pitää huolen, että viranomaisilmoitukset ja rekisteröinnit hoidetaan oikein ja ajallaan.

Mitä velvollisuuksia minulla on hallituksen jäsenenä?

Hallituksen jäsen (director) ja jäsenet yhdessä vastaavat yrityksen toiminnasta.

Hongkongin yhtiörekisteri on julkaissut muutaman sivun englanninkielisen lehtisen A Guide on Directors’ Duties directorin vastuun yleisistä periaatteista, johon kehotetaan tutustumaan. Periaatteet ovat järkeenkäypiä ja voisi melkein tiivistää siihen, että ajetaan yrityksen eikä omaa etua, toimitaan rehdisti ja hoidetaan kirjanpito tilintarkastuksineen.

Osakeyhtiön omistajien eli osakkaiden vastuu on rajattu heidän sijoittamaansa summaan asti. Hallituksen jäsenten vastuita ei sen sijaan ole rajattu, vaan he voivat joutua rikos- ja siviilioikeudelliseen vastuuseen yrityksen toimintaan liittyen.

Director on myös velvollinen mm. pitämään kotiosoitetietonsa ajan tasalla Hongkongin yritysrekisterissä (Companies Ordinance Cap. 622, Section 645).

Paljonko kirjanpito ja tilintarkastus maksavat Hongkongissa?

Tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa itsenäisesti, joten yhtä listahintaa ei ole olemassa. Tavallisesti kirjanpidon ja tilintarkastuksen hintaan vaikuttavat tositteiden määrä, liikevaihto, tilitapahtumien monimutkaisuus, kiinteistöjen omistaminen jne. Asiakkaamme ovat sanoneet tilitoimistopalvelujen olevan Suomea edullisempia. Suosittelemme asiakkaillemme sopivan ja edullisen tilitoimiston, mutta asiakas on aina vapaa halutessaan kilpailuttamaan tilitoimistopalvelut ja vaihtamaan parhaaksi katsomaansa tilitoimistoon.

Kirjanpidon voi hoitaa Suomessa tai Hongkongissa, mutta tilintarkastus on tehtävä Hongkongissa. Koska Hongkongissa ei ole arvonlisäveroa ja siten kuukausittaisia ilmoituksia, niin kirjanpidon tekeminen on helpompaa kuin Suomessa. Kirjanpidon voi tehdä itsekin englanniksi. Markkinoilla on myös paljon ohjelmistoja kirjanpidon tekemiseen, esimerkiksi Freshbooks.

Vaikka yrityksen kirjanpidossa olisi vain muutama yksinkertainen tilitapahtuma, niin yrityksen on silti tehtävä tilintarkastus. Tilitoimistot laskuttavat aina jonkin vähimmäismaksun, koska tilintarkastuksessa tilitoimistolle syntyy tiettyjä vastuita sekä tilitoimiston en tehtävä selvityksiä, joilla varmistetaan, että yrityksen toiminnan laajuus on se, minkä yritys on ilmoittanut.

Lue myös: Tarvitseeko hongkongilaisen yrityksen tehdä kirjanpitoa?