Passikopio

Pyydämme asiakkaalta ja perustettavan yrityksen osakkailta sekä hallituksen jäseniltä passikopioita pääsääntöisesti yritystä perustettaessa Hongkongiin tai Manner-Kiinaan ja kun jonkun edellä mainituista henkilöistä passi menee vanhaksi. Pyydämme asiakasta myös omatoimisesti lähettämään meille uudesta passistaan kopion.

Syyt miksi kysymme passikopiota liittyvät asiakkaan tunnistamiseen ja tuntemiseen sekä käytettävien henkilötietojen virheettömyyteen ja ajantasaisuuteen.

Palveluntuottajalla on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa, mikä on samankaltainen velvoite kuin esimerkiksi pankeilla. Englanniksi käytetään käsitettä know-your-customer tai lyhyemmin KYC. Tämän velvoitteena on torjua terrorismin rahoitusta sekä rahanpesua. Yksinkertaistettuna viranomaispapereissa pitää olla todelliset tiedot.

Toisaalta saamme passikopiosta suoraan virheettömät ja ajantasaiset tiedot. Passikopiosta yritysrekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat koko nimi, passin numero ja passin myöntänyt valtio. Jos henkilön nimessä on ei-englanninkielisiä kirjaimia esimerkiksi Å, Ä tai Ö, niin ne kirjoitetaan viranomaispapereihin niin kuin nimi on kirjoitettu passin alareunassa olevassa koneluettavassa kentässä.

Passikopioita käytetään yrityksen perustamiseen ja hallinnointiin liittyviin asioihin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille henkilöille muutoin kuin pakottavan lainsäädännön näin edellyttäessä. Käytännössä tämä on tarkoittanut palveluntuottajaan kohdistunutta normaalia viranomaisvalvontaa Hongkongissa.

Palveluntuottaja voi pyytää vahvistamaan passin kuulumisen asianomaiselle henkilölle suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Vaikka passikopioita ehdottomasti tarvitaan yrityksen perustamiseksi ja hallinnoimiseksi, niin yleisesti ottaen kannattaa olla varovainen kenelle passikopioitaan luovuttaa.

Miten ottaa passikopio?

Parhaiten passista saa otettua kopion skannerilla. Kopio otetaan passin koko aukeamasta, joka sisältää tietosivun. Passin koko aukeaman pitää näkyä ja passin reunojen ja kuvan reunojen väliin pitää jäädä hieman tilaa. JPG-tiedostot toimivat yleisesti ottaen parhaiten, koska PDF-tiedostona tallettaessa ohjelmisto toisinaan koittaa korostaa tekstiä, mikä johtaa usein epäselvään kuvaan.

Jos sinulla ei ole skanneria, niin myös kännykkäkameralla on mahdollista ottaa riittävän hyvä kuva. Päivänvalossa saa otettua parhaat kuvat.

Älä turhaan leikkaa tai muuta kuvakokoa pienemmäksi, vaan lähetä kuvatiedosto mielellään sellaisenaan.

Tässä on esimerkki, kuinka passikopion valotus on kunnossa ja kuvassa näkyy koko aukeama kokonaisuudessaan.

passikopio

Kotiosoitetodiste

Kotiosoitetodiste (residential address proof) on yksi Hongkongin erikoisuuksista. Hongkongissa ei ole samanlaista väestörekisteriä tai väestötietojärjestelmää kuin esimerkiksi Suomessa, joten kotiosoite todistetaan kotiosoitetodisteella. Tämä koskee sekä paikallisia hongkongilaisia että ulkomaalaisia henkilöitä.

Kotiosoitetodiste on periaatteessa mikä tahansa asia, joka todistaa vastaanottajaa tyydyttävällä tavalla, että kotiosoite on luotettavalla tavalla ilmoitettu ja todistettu.

Hongkongilaisilla pankeilla on tiukin linja kotiosoitetodisteen suhteen. Heidän vaatimuksensa kotiosoitetodisteelle ovat seuraavat:

  • englannin- tai kiinankielinen
  • enintään 3 kk vanha
  • alkuperäinen paperinen kappale
  • “utility bill” eli sähkölasku, puhelinlasku tai vastaava, taikka tiliote, luottokorttilasku tai vastaava

Koska Suomessa käytetään nykyään hyvin vähän paperisia laskuja, jotka ovat lähtökohtaisesti suomeksi, niin kannattaa hyvissä ajoin hankkia englanninkielinen paperinen kotiosoitetodiste, jos sellaisen tarvitsee hongkongilaista pankkia varten.

China Operations Supportin vaatimukset kotiosoitetodisteelle yritystä Hongkongiin perustettaessa ovat seuraavat:

  • suomen-, ruotsin-, englannin- tai kiinankielinen
  • enintään 3 kk vanha
  • alkuperäinen paperinen kappale tai hyvälaatuinen skannattu kopio, jossa näkyy koko asiakirja
  • “utility bill” eli sähkölasku, puhelinlasku tai vastaava, taikka tiliote, luottokorttilasku tai vastaava, vakuutuslasku, ote väestötietojärjestelmästä (mahdollisesti muutkin käyvät)

 

 

Tarvitseeko minun palkata yritykseeni henkilöstöä?

Hongkongilaisen yrityksen ei lainsäädännön puolesta tarvitse palkata henkilökuntaa. Henkilöstön palkkaaminen riippuu siis yrityksen omasta päätöksestä ja tarpeesta.

Hongkongilaisen yrityksen voi perustaa ja toimintaa harjoittaa yksi henkilö, joka on osakas sekä hallituksen jäsen. Hallituksen jäsen ei ole automaattisesti työntekijä.

 

Minkä lainsäädännön mukaan hongkongilainen yritykseni toimii?

Hongkongilainen yritys noudattaa ensi sijassa Hongkongin lakeja, joista keskeisimpänä on Companies Ordinance, Cap. 622, joka on paikallinen yhtiölaki.

Vaikka Hongkong on osa Kiinan kansantasavaltaa, niin sillä on erikoishallintoalueena omat lait, mukaan lukien oma yhtiölainsäädäntö.

Kun hongkongilainen yhtiö toimii Hongkongin ulkopuolella, niin yhtiön on noudatettava myös kohdemaan lakeja.

Hongkongilaisen yrityksen on noudatettava myös kulloinkin voimassa olevia YK:n asettamia pakotteita.

 

Mikä on yhtiösihteeri?

Hongkongilaisessa yrityksessä ei tarvitse olla hongkongilaista tai Hongkongissa asuvaa osakasta eikä hallituksen jäsentä. Tämän sijaan jokaisessa yrityksessä on oltava hongkongilainen yhtiösihteeri (company secretary), jonka vastuulla on tiettyjen asiakirjojen ja tietojen ilmoittaminen Hongkongin hallinnolle. Yhtiösihteeri esimerkiksi ilmoittaa yritysrekisteriin yrityksen hallituksessa tapahtuneista muutoksista. Yhtiösihteeri muistuttaa asiakasta Hongkongin hallinnolle säännöllisesti tehtävistä ilmoituksista ja hoitaa ne eteenpäin, mikä on yksi asia pois itse osattavien ja muistettavien asioiden listalta.

Yhtiösihteerin asema on vastuullinen. Yhtiösihteerin syyllistyessä laiminlyönteihin tai väärinkäytöksiin rangaistuksena voi olla jopa sakkoa tuhansia euroja ja vankeutta.

Yhtiösihteeripalvelujen tuottaminen on Hongkongissa luvanvaraista toimintaa ja edellyttää Trust or Company Services Provider -erikoislupaa. China Operations Supportin lupanumero on TC000230. Lisätietoa luvanvaraisuudesta Hongkongin yritysrekisterin sivuilta, missä voit myös tarkastaa että tietyllä yrityksellä lupa on kunnossa: https://www.tcsp.cr.gov.hk/tcspls/index

China Operations Support toimii yhtiösihteerinä perustamilleen yrityksille ja pitää huolen, että viranomaisilmoitukset ja rekisteröinnit hoidetaan oikein ja ajallaan.

 

Mitä velvollisuuksia minulla on hallituksen jäsenenä?

Hallituksen jäsen (director) ja jäsenet yhdessä vastaavat yrityksen toiminnasta.

Hongkongin yhtiörekisteri on julkaissut muutaman sivun englanninkielisen lehtisen A Guide on Directors’ Duties directorin vastuun yleisistä periaatteista, johon kehotetaan tutustumaan. Periaatteet ovat järkeenkäypiä ja voisi melkein tiivistää siihen, että ajetaan yrityksen eikä omaa etua, toimitaan rehdisti ja hoidetaan kirjanpito tilintarkastuksineen.

Director on myös velvollinen mm. pitämään kotiosoitetietonsa ajan tasalla Hongkongin yritysrekisterissä (Companies Ordinance Cap. 622, Section 645).

 

Paljonko kirjanpito ja tilintarkastus maksavat Hongkongissa?

Tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa itsenäisesti, joten yhtä listahintaa ei ole olemassa. Tavallisesti kirjanpidon ja tilintarkastuksen hintaan vaikuttavat tositteiden määrä, liikevaihto, tilitapahtumien monimutkaisuus, kiinteistöjen omistaminen jne. Asiakkaamme ovat sanoneet tilitoimistopalvelujen olevan Suomea edullisempia. Suosittelemme asiakkaillemme sopivan ja edullisen tilitoimiston, mutta asiakas on aina vapaa halutessaan kilpailuttamaan tilitoimistopalvelut ja vaihtamaan parhaaksi katsomaansa tilitoimistoon.

Kirjanpidon voi hoitaa Suomessa tai Hongkongissa, mutta tilintarkastus on tehtävä Hongkongissa. Koska Hongkongissa ei ole arvonlisäveroa ja siten kuukausittaisia ilmoituksia, niin kirjanpidon tekeminen on helpompaa kuin Suomessa. Kirjanpidon voi tehdä itsekin englanniksi. Markkinoilla on myös paljon ohjelmistoja kirjanpidon tekemiseen, esimerkiksi Freshbooks.

Lue myös: Tarvitseeko hongkongilaisen yrityksen tehdä kirjanpitoa?

 

Tarvitseeko hongkongilaisen yrityksen tehdä kirjanpitoa?

Kyllä! Hongkongilaisen yrityksen on tehtävät kirjanpitoa kaikista omistuksistaan ja liiketoiminnastaan.

hongkong-yritys-kirjanpito
Hongkongilaisen yrityksen on tehtävä kirjanpito, tilintarkastus ja veroilmoitus.

Vaikka hongkongilainen yritys olisi anonut ja saanut vapautuksen yhteisöverosta, niin kirjanpito ja tilintarkastus on silti tehtävä.

Jokaisen hongkongilaisen yrityksen on tehtävä kaksinkertaista suoriteperusteista kirjanpitoa, johon merkitään kaikki yrityksen vastaanottamat ja suorittamat maksutapahtumat, kaikki ostot ja myynnit sekä yrityksen omaisuus ja vastuut. Kirjanpidon tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot englanniksi tai kiinaksi yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. (Companies Ordinance Cap. 622, Part 9, Division 4)

Yleisimmin tilikauden päätteeksi kirjanpidon, tilinpäätöksen, tilintarkastuksen ja veroilmoituksen tekee hongkongilainen tilitoimisto. Ainoastaan tilintarkastus on teetettävä hongkongilaisella valtuutettulla kirjanpitäjällä (CPA Practising), muut kirjanpidolliset asiat yritys voi hoitaa parhaaksi katsomallaan tavalla. Esimerkiksi FreshBooks on suosittu pilvipohjainen kirjanpito- ja laskutusohjelma pienille yrityksille, joka sopii myös hongkongilaisille yrityksille.

Yritys saa päättää itse ensimmäisen tilikautensa päättymisen ajankohdan, mutta kuitenkin enintään 18 kuukautta yrityksen rekisteröimispäivästä. Tämän jälkeen tilikausi on 12 kuukautta. Hongkongilaisten yritysten tilikausi päättyy yleisimmin 31.3. tai 31.12.

Yritys on velvollinen säilyttämään kirjanpitomateriaalinsa vähintään 7 vuotta.

Jos sinulla on yritys Hongkongissa, mutta et ole varma, onko kirjanpito-asiat yrityksessäsi ajantasalla, niin ota yhteyttä hongkongilaiseen tilitoimistoon tai meihin.

Miten hongkongilainen yritykseni saa pankkitilin?

Hongkongin lainsäädäntö ei edellytä yrityksellä olevan pankkitiliä.

Hongkongilainen yritys voi avata pankkitilin valitsemassaan pankissa, kyseisen pankin ehtojen mukaan. Pankki voi olla hongkongilainen, suomalainen tai muun maalainen. Suosittelemme kysymään ensiksi omasta jo käyttämästäsi pankista mahdollisuutta avata pankkitili hongkongilaiselle yrityksellesi.

Jos hongkongilainen yrityksesi toimii holdingyrityksenä mannerkiinalaiselle yrityksellesi, niin tarvitset holdingyritykselle hongkongilaisen pankkitilin Kiinan kauppaministeriön vaatimusten vuoksi.

Hongkongilaiset pankit edellyttävät usein tilinavaamiseksi ainakin:

  • yrityksen asiakirjat
  • directoreiden passit ja kotiosoitetodisteet
  • osakkaiden passit ja kotiosoitetodisteet
  • liiketoimintasuunnitelma (voi olla sivun mittainen)
  • allekirjoittettuja sopimuksia, tarjouksia, laskuja, kuitteja, tilitotteita
  • muuta yrityksen toimintaan liittyvää materiaalia, esim. markkinointimateriaalia

Pankin pitää tietää ja ymmärtää:

  • mistä yrityksen perustamiseksi tarvittavat varat ovat tulleet
  • mitä liiketoimintaa yritys harjoittaa ja missä
  • mistä raha tulee ja minne se menee