Hongkongilaisessa yrityksessä ei tarvitse olla hongkongilaista tai Hongkongissa asuvaa osakasta eikä hallituksen jäsentä. Tämän sijaan jokaisessa yrityksessä on oltava hongkongilainen yhtiösihteeri (company secretary), jonka vastuulla on tiettyjen asiakirjojen ja tietojen ilmoittaminen Hongkongin hallinnolle. Yhtiösihteeri esimerkiksi ilmoittaa yritysrekisteriin yrityksen hallituksessa tapahtuneista muutoksista. Yhtiösihteeri muistuttaa asiakasta Hongkongin hallinnolle säännöllisesti tehtävistä ilmoituksista ja hoitaa ne eteenpäin, mikä on yksi asia pois itse osattavien ja muistettavien asioiden listalta.
Yhtiösihteerin asema on vastuullinen. Yhtiösihteerin syyllistyessä laiminlyönteihin tai väärinkäytöksiin rangaistuksena voi olla jopa sakkoa tuhansia euroja ja vankeutta.
Yhtiösihteeripalvelujen tuottaminen on Hongkongissa luvanvaraista toimintaa ja edellyttää Trust or Company Services Provider -erikoislupaa. China Operations Supportin lupanumero on TC000230. Lisätietoa luvanvaraisuudesta Hongkongin yritysrekisterin sivuilta, missä voit myös tarkastaa että tietyllä yrityksellä lupa on kunnossa: https://www.tcsp.cr.gov.hk/tcspls/index
China Operations Support toimii yhtiösihteerinä perustamilleen yrityksille ja pitää huolen, että viranomaisilmoitukset ja rekisteröinnit hoidetaan oikein ja ajallaan.
