Kiinalaisen yrityksen ylimmän johdon ja omistajien pitää tietää, että yritys toimii normaalisti ja halutulla tavalla. Luulo ei ole tässäkään asiassa tiedon väärtti, vaan asioista pitää olla riittävä varmuus. Yritystä pitää siis valvoa.

Asianmukainen valvonta ja kontrolli eivät ole kyttäämistä, vaan osa normaalia yrityksen johtamista. Rötökset pitää toki pyrkiä havaitsemaan, mutta todennäköisempää on, että hommat vain lähtevät pikkuhiljaa luisumaan väärään suuntaan. Siinä vaiheessa, kun vahinko havaitaan, voi tilanne olla kehittynyt jo vaikeaksi tai jopa peruuttamattomaksi.

Kiinalaisen yrityksen valvontaa vaikeuttaa, jos:

• yrityksen ylin johto ei ole Kiinassa
• yrityksen ylin johto ei osaa kiinan kieltä tai heillä ei ole käytettävissä kiinankielistä henkilöä, joka ei olisi läheisessä sidoksessa Kiinan yrityksen toimintaan
• kaikki tieto Kiinan liiketoiminnoista tulee yhdeltä henkilöltä, jolla voi olla motiivi peitellä epäonnistumisia tai jopa petoksia

Riskinmerkkejä siitä, että Kiinan yrityksessä mahdollisesti tapahtuu jotain epäsopivaa ovat muun muassa:

• yrityksen ylin johto ei tiedä tai ymmärrä mitä Kiinan yrityksessä tapahtuu
• vastausten saaminen kestää ja vastaukset ovat ympäripyöreitä
• Kiinan yrityksen henkilöt ”loukkaantuvat” normaalien kysymysten ja tarkastusten tekemisestä
• ongelmat ja ihmeellisyydet kuitataan sanomalla, että Kiinassa se nyt vain on tämmöistä
• yrityksen kirjanpidolle ei ole tehty tilintarkastusta
• viranomaisilmoitukset on tehty myöhässä tai jätetty kokonaan tekemättä
• yritys on saanut huomautuksen yritysrekisterin tietoihin

Luonnollisesti on parempi, että kontrollit ovat kohdillaan alusta alkaen, jolloin yllä lueteltuja seikkoja ei joudu myöhemmin kokemaan. Ongelmien ratkaisemista parempi vaihtoehto on välttää joutumasta ongelmiin alunalkujaan.

Kiinan yrityksen valvonnan suunnittelu kannattaa aloittaa siitä, että mikä toimii tutussa suomalaisessa yrityksessä ja miettiä, että sopisiko samat tavat ulotettavaksi Kiinan yritykseen. Jos tavat eivät ole siirrettävissä sellaisenaan, niin onnistuisiko ainakin lähtökohtaisesti. Henkilöiden hankintavaltuudet ja rahankäyttö on syytä kirjata.

Yhdellä henkilöllä ei saa olla liikaa valtaa ja vapauksia, vaikka hän olisi Kiinan yrityksen ainoa henkilö. Jos Kiinan yksikön vetäjä tuo firmaan entiset kollegansa, niin tämä voi olla hyvä tai huono asia. Henkilöstö pitää palkata töitä tekemään, mutta työkaverit saattavatkin olla joskus lähinnä kavereita, jotka mahdollistavat väärinkäytöksiä. Taloushallintoa pidetään usein yrityksen kontrollina, mitä se oikein toimiessaan onkin, mutta jos talouspäällikön tai kirjanpitäjän on palkannut yksikön pomo, niin lojaliteetit saattavat painottua pomon eikä yrityksen suuntaan.

Eräs tapa on palkata ulkopuolinen asiantuntijayritys, jolla ei ole yrityksessä intressejä, valvomaan mitä Kiinan yksikössä tapahtuu. PRD Group on tällainen yritys, joka valvoo mitä Kiinan perustetuissa ulkomaalaisomisteisissa yrityksissä tapahtuu. Tällainen palvelu räätälöidään tapauskohtaisesti, mutta se voi sisältää muun muassa:

• Palkanlaskennan
• Kirjanpidon tekeminen ja tilintarkastuksen järjestäminen
• Maksujen hyväksyttäminen
• Viranomaisilmoitusten tekeminen
• Yleistä hallinnon koordinointia ja valvontaa

Jokaisella kiinalaisella yrityksellä pitää olla laillinen edustaja (legal representative), joka edustaa yritystä ja jolla on vastuu ja valta yrityksen toiminnassa. Tämän henkilön on oltava luotettava, minkä lisäksi yrityksen ja sen omistajien etu pitää turvata myös muilla kontrollikeinoin. Yrityksen laillinen edustaja voi käytännössä tuhota yrityksen, jos henkilö osoittautuu huijariksi tai hän ajautuu riitoihin muiden henkilöiden kanssa ja päättää kostaa yritykselle.

Yrityksen laillisen edustajan ei tarvitse olla päätoimisesti Kiinassa, mutta häntä tarvitaan Kiinassa, kun yritystä perustetaan.

Yrityksellä pitää olla joko vähintään kolmehenkinen hallitus tai yksi johtaja (executive director). Useimmilla pienillä yrityksillä käytetään yhden johtajan mallia, koska se on yksinkertaisempi. Isommassa yrityksessä ja varsinkin yhteisyrityksissä on perustellumpaa nimittää hallitus, jotta yhdellä henkilöllä ei ole liian paljon valtaa.

Jokaisella kiinalaisella yrityksellä pitää olla myös valvoja (supervisor), jonka tehtävänä on valvoa, että mitä yrityksessä tapahtuu ja tarvittaessa raportoida osakkaille tai jopa poliisille. Valvojalla ei ole toimivaltaa yrityksen päätöksentekoon, mutta hänellä on laaja tietojensaantioikeus. Yrityksen valvoja voi olla kuka tahansa oikeustoimikelpoinen luonnollinen henkilö. Lakiteknisesti hänen ei tarvitse olla Kiinassa, mutta eipä tällaisesta henkilöstä ole sitten hyötyäkään, jos asioihin pitää puuttua Kiinassa.

Valvojan toiminta on tehokkainta, kun hän:

• On lojaali yrityksen omistajille
• Hyvä kommunikointi emoyhtiöön
• Tuntee Kiinan yritysjuridiikkaa
• Tuntee yrityksen liiketoiminnan
• Pystyy lukemaan kiinankielisiä asiakirjoja
• Ymmärtää kirjanpitoa

Valvojan rooli korostuu, kun yksi tai useampi oheisista seikoista on olemassa:

• Yrityksen ylin johto ei ole Kiinassa
• Yritys on yhteisyritys
• Yrityksen toimintaa Kiinassa johtaa kiinalainen henkilö
• Yrityksen johdolla ei ole käytännön kokemusta yrityksen johtamisesta Kiinassa
• Yrityksen johto ei osaa kiinan kieltä eli käytännössä joutuu allekirjoittamaan papereita sokkona
• Kiinan yrityksen liiketoiminta on mittavaa

Jos yrityksen omistajana sekä laillisena edustajana on sama henkilö, niin valvojalla ei ole merkittävää roolia tai tarvettakaan, muuten kuin täyttää lain edellyttämä vaatimus.

Yrityksillä voi olla hallitus sekä valvojaneuvosto, jos yrityksen omistajat katsovat sen olevan tarpeellista. Tämä lisää byrokratiaa, mutta voi olla perusteltu asia hyvän hallintotavan ja kontrollien kannalta.

Kiinassa yrityksen perustamiseen tarvitaan siis vähimmillään kaksi henkilöä. Henkilö A voi olla yrityksen ainoa omistaja (100 %), johtaja sekä laillinen edustaja. Toinen henkilö, B, on sitten yrityksen valvoja.

Yrityksen Kiinassa voi omistaa yksi tai useampi oikeustoimikelpoinen henkilö. Henkilö tai henkilöt voivat olla luonnollisia henkilöitä (ihmisiä) tai oikeushenkilöitä (yrityksiä).

Myös ulkomaalainen henkilö voi omistaa yrityksen Kiinassa, riippumatta viisumista tai oleskeluluvasta, koska yrityksen omistaminen ei edellytä Kiinassa käyntiä tai oleskelua.

Kun yrityksen omistaa useampi osakas, puhutaan yhteisyrityksestä. Kiinalaisessa yhteisyrityksessä voi olla pelkästään kiinalaisia tai pelkästään ulkomaalaisia osakkaita taikka sekä kiinalaisia että ulkomaalaisia osakkaita.

Joillekin aloille on asetettu rajoituksia ulkomaalaisomistusten suhteen, mutta nämä ovat poikkeustapauksia. Ulkomaalaiset voivat siis yleensä omistaa 100 % yrityksestä, mutta erityistapauksissa omistusoikeus voi olla rajoitettu esimerkiksi 50 % tai ulkomaalaisten omistus on kokonaan estetty. Mitä sensitiivisempi ala on kyseessä (esim. maanpuolustus), niin sitä suurempi kiinalaisen osapuolen omistus on. Kiinan valtio tai muu julkishallinto ei lähtökohtaisesti ole yrityksissä osakkaana.

Yhteisyrityksen etuna on, että useampi osakas tuo resursseja yhteiseen liiketoimintaan. Haittapuolena vastaavasti on, että osakkaat voivat ajautua erimielisyyksiin, joka voi johtaa jopa siihen, että liiketoiminta Kiinassa estyy. Yhteisyritystä perustaessa erimielisyydet ja riitatilanteet pitää ennakoida sopimuksellisesti ja muilla järjestelyillä, jotta riitatilanteet eivät johda taloudellisiin tappioihin.

Jos yhteisyrityksessä on sekä ulkomaalaisia että kiinalaisia, mukaan tulee kulttuurien väliset erot. Kiinalainen osapuoli yleensä tuntee myös Kiinan lainsäädännön ja toimintatavat ulkomaalaista osakasta paremmin, mikä voi johtaa kiinalaisen osapuolen vahvempaan asemaan.

On tärkeä ymmärtää, että vaikka yksi osakas omistaisi yrityksestä yli 50 %, niin se ei tarkoita, että tämä voisi yksipuolisesti päättää kaikesta yrityksessä. Kiinassa vähemmistöosakkaan edut on turvattu ennen kaikkea siten, että vähemmistöosakas voi lyödä kapuloita rattaisiin ja estää yrityksen toiminnan. Käytännössä tämä tapa on mahdollinen vain kiinalaiselle osakkaalle, mutta ei ulkomaalaiselle. Yrityksen perustamisen ja pyörittämisen kannalta on helpointa, jos yrityksellä on vain yksi omistaja. Päätöksenteko on helpointa koko yrityksen elinkaaren aikana ja alussa yrityksen perustamiseen liittyvä byrokratia on helpompaa.

Hongkongilainen holdingyhtiö

Varsinkin menneinä vuosina monet päätyivät perustamaan holdingyhtiön Hongkongiin Suomen emoyhtiön ja Kiinan tytäryhtiön väliin. Perusteluina olivat mm. yksinkertaisempi byrokratia Kiinan yhtiötä perustaessa, veroedut sekä eräänlaisen puskurina toimiminen Kiinan ja Suomen välissä. Tällä hetkellä monet edut ovat menettäneet merkityksensä, jos mietitään tilannetta nimenomaan Kiinan liiketoiminnan ja Kiinaan yrityksen perustamisen perspektiivistä. Jos tarkoituksena on tehdä liiketoimintaa laajemminkin Aasiassa tai jopa globaalisti, niin hongkongilaisella yrityksellä voi edelleen olla paikkansa. Lähtökohtaisesti suomalaisen yrityksen kannattaa perustaa yritys Kiinaan suoraan oikeaan paikkaan, kulkematta Hongkongin kautta.

Yrityksen perustaminen Kiinaan ei ole rakettitiedettä, mutta siinä on paljon huomioon otettavia asioita ja se on vaikeampaa kuin yrityksen perustaminen Hongkongiin tai Suomeen.

Yritystä ei kannatta perustaa Kiinaan suunnittelematta tai ajatuksella, että laitetaan joku entiteetti pystyyn ja mietitään myöhemmin mitä sillä tehdään. Tällaisella toimintatavalla saat kyllä yrityksen perustettua, mutta voi käydä niin, että et voi harjoittaa sillä aikomaasi liiketoimintaa.

Kiinassa yritykset voivat harjoittaa liiketoimintaa ainoastaan rekisteröidyn toimialansa puitteissa. Toimiala määritellään suhteellisen yksityiskohtaisesti eikä toimialaksi ole mahdollista laittaa erittäin laveita aloja tyyliin ”kaikki laillinen liiketoiminta”.

Aiottu liiketoiminta sekä rekisteröitävä ja rekisteröity toimiala voi vaikuttaa moniin asioihin. Jos yrityksesi on yhden miehen konsulttifirma, niin yrityksen perustaminen on yksinkertaista. Jos yrityksesi tarkoitus on valmistaa suuria määriä vaarallisia kemikaaleja ulkomaanvientiin, niin tilanne on monta kertaluokkaa monimutkaisempi. Konsulttifirmalle ei ole välttämättä mitään erityisiä vaatimuksia, kun taas kemikaalitehdas tarvitsee ympäristölupia, vienti- ja tuontilisenssin, tietynlaisen kiinteistön jne.

Jo aivan yksinkertaisen tuontia ja vientiä harjoittavan yrityksen perustaminen Kiinaan voi edellyttää tietyn kokoista omaa toimitilaa, vaikka varastopalvelut olisi ulkoistettu. Jos tätä ei ole otettu etukäteen huomioon, niin vuokrasopimuksen allekirjoitettuasi voi käydä ilmi, että sinun on vaihdettava toimitiloja, mikä voi johtaa isännöitsijästä riippuen siihen, että maksat kahdesta toimitilasta, kertakorvauksen tai käräjillä tavataan. Niin ja sivuhuomautuksena mainittakoon, että toimitilojen vuokrasopimus on allekirjoitettava ennen kuin yritystä on rekisteröity. Jos tuonti- ja vientiyrityksesi tarkoitus on tehdä elintarvikekauppa, niin taas on lisää vaatimuksia neliöiden ja lupalappujen suhteen. Vaatimukset voivat olla erilaisia eri kaupungeissa.

Joillekin toimialoille on asetettu vaatimuksia sen suhteen, että kuinka monta prosenttia yrityksestä ulkomaalainen osakas voi omistaa tai voiko omistaa ollenkaan. Nämä vaatimukset pitää selvittää, mutta ulkomaalaisomistuksen rajoitus on enemmänkin poikkeus kuin sääntö.

Miten sitten toimialan määrittely käytännössä tapahtuu? Kirjoita omin sanoin, että mitä yrityksen pitää käytännössä pystyä tekemään. Kirjoita mieluummin liian paljon kuin liian vähän. ”Yritys maahantuo Suomesta Kiinaan kukkopillejä. Yrityksellä on varasto Shanghaissa. Aluksi kaksi työntekijää, mutta vuoden lopussa toivottavasti jo 5. Asiakkaat ovat sekä yksityishenkilöitä että yrityksiä. Verkkokauppa, josta tehdään myyntiä Kiinan sisällä…”

Kun toimiala on määritelty selkokielellä, voidaan se kääntää kiinalaiselle viranomaiskielelle. Jos toimiala ei osu ihan nappiin kerrasta, niin sitä on mahdollista laajentaa tai supistaa. Mitä pienempi muutos, niin sen todennäköisemmin onnistuu pienellä vaivalla. Konsulttifirman muuttaminen ydinvoimalaksi onkin jo vaikeampaa. Kiinalaisen yrityksen nimi sisältää päätoimialan esimerkiksi tuonti- ja vienti, mikä jälleen osoittaa, että kiinalaiset tykkäävät lokeroida asioita. Toisaalta kiinalaisen yrityksen nimestä ulkopuoliset saavat nopeasti enemmän tietoa kuin suomalaisen yrityksen nimestä, joka voi olla vaikkapa Prööt Solutions Oy.

Useimpien henkilöiden ei kannata perustaa yritystä Kiinaan. Nämä syyt ovat pitkälti vastakohtia sille, että miksi yritys kannattaa perustua Kiinaan, mutta käydäänpä ne nyt läpi myös tältä näkökannalta tarkastellen.

Et ole aikeissa tehdä liiketoimintaa Kiinaan

Jos sinulla on Suomessa parturi-kampaamo, niin tuskin olet laajentumassa Kiinaan. Voi olla myös strateginen valinta yrityksellesi, että et tee liiketoimintaa Kiinaan, vaikka periaatteessa voisitkin. Syynä voi olla esimerkiksi resurssien keskittäminen kannattavammalle markkinalle, joka voi olla joku toinen ulkomaa taikka ihan kotoinen Suomi. Kaikkien yritysten ei kannata tehdä vientiä Kiinaan tai vientiä ylipäätänsä, mutta useimpien kannattaa kuitenkin asiaa harkita.

Perustajalla on ohkainen kassa

Uutta yritystä ei kannata perustaa tuhansien kilometrien päähän, sillä ajatuksella, että uusi yritys alkaa nopeasti rahoittamaan toimintansa liiketoiminnallaan. Liiketoiminnan aloittaminen uudella markkinalla ottaa aikansa, jonka aikana yrityksen rahoitus pitää varmistaa jollain tapaa. Jos yritykselläsi sujuu heikonalaisesti kotimarkkinoilla, niin harkitse tarkkaan, että löytyykö pelastus ajoissa uusilta vierailta markkinoilta. Ehkä. Ehkä ei.

Yrityksen perustaminen Kiinaan useimmiten edellyttää liiketiloja sekä ainakin tilitoimistopalveluja, joten kulut juoksevat ensimmäisestä päivästä alkaen.

Kansainvälisen kokemuksen puute

Jos yritykselläsi on kokemusta vain Suomessa toimimisesta, niin yrityksen perustamista Kiinaan voi seurata kulttuurishokki. Monet asiat tapahtuvat Guangzhoussa, Shenzhenissä tai Shanghaissa vähän eri tavalla kuin Kylmäkoskella. Jos omasta yrityksestä ei löydy kokemusta, mutta Kiinan markkina kiinnostaa, niin silloin kokemus pitää hankkia yrityksen ulkopuolelta taikka varautua oppirahojen maksuun epäonnistumisten kautta.

Yrityksen sulkeminen Kiinassa on vaivalloista

Jos yrityksen perustaminen Kiinassa on monimutkaisempaa kuin monessa muussa paikassa, niin yrityksen sulkeminen on vielä vaikeampaa.

Ennen kuin yritys voidaan sulkea, niin tämän pitää täyttää kaikki velvollisuutensa, johon sisältyy ennen kaikkea verojen maksu. Tätä varten verottaja käy kirjanpidon tiheällä kammalla koko yrityksen olemassaolon ajalta, mikä voi viedä kuukausia aikaa.

Luonnollisestikaan yritys ei voi olla velkaa mihinkään suuntaan, ennen kaikkea työntekijöilleen taikka toimitilojen vuokranantajalle taikka yritystä ei voi sulkea normaalimenettelyllä.

Jos yritys Kiinassa halutaan sulkea, mutta yrityksellä on jotain ongelmia, on suositeltavaa, että yrityksen laillinen edustaja (tai muutkaan ulkomaalaiset työntekijät) ei ole Kiinassa, koska on mahdollista, että hänen poistumisensa maasta voidaan estää, kunnes kaikki on selvitetty.

Suomessa liiketoiminnan harjoittaminen on helpointa kotimaisella eli suomalaisella yrityksellä. Tilanne on sama Kiinassa eli toiminta siellä on helpointa kiinalaisella yrityksellä. Taiwanilainen, macaolainen ja hongkongilainen yritys eivät ole paikallisia Kiinassa muutoin kuin omilla alueillaan.

Kiinassa paikallisen yrityksen suomat edut kuitenkin korostuvat, koska Kiina on yhteiskuntana sekä markkinana suljetumpi, kiinan valuutta ei ole vapaasti vaihdettava, paikallisia yrityksiä suositaan, kaikki asiakirjat ja rekisterit ovat lähtökohtaisesti kiinankielisiä jne.

Liiketoiminnan harjoittaminen Kiinassa paikallisesti

Jos yrityksesi on Suomessa ja myy tavaraa Kiinaan, niin kaikki menee maahantuonnin ja tullauksen kautta ja ostajan pitää maksaa ulkomaille, mikä edellyttää esimerkiksi henkilökohtaista pankkikonttorissa käyntiä. Tämä on vaivalloista ostajalle, mutta myös suomalaisen yrityksen pitää tehdä myynti vientikauppana asiaan kuuluvine paperitöineen.

Jos yrityksesi on rekisteröity Kiinaan, niin kauppa voidaan tehdä paikallisesti, koska kiinalainen yrityksesi on jo tehnyt maahantuonnin asiakkaan puolesta. Tämä on huomattava helpotus asiakkaalle, mutta myös sinun yrityksesi pystyy kontrolloimaan toimitusketjua pidemmälle.

Kun tavara on jo maahantuotu Kiinaan, niin tällöin yksinkertaisimmillaan tavara ja raha vaihtavat omistajaa yhtä aikaa ja yrityksesi (myyjä) antaa ostajalle verovähennyskelpoisen kuitin eli fapiaon. Fapiao on kiinalainen erikoisuus, sillä Kiinassa verottaja ei hyväksy yritysten itse kirjoittamia kuitteja, vaan myynnistä pitää antaa ostajalle verottajan järjestelmästä verokuitti eli fapiao. Fapiaon voi myöntää ainoastaan kiinalainen yritys (hongkongilainen, macaolainen ja taiwanilainen yritys pois lukien).

Yrityksen perustaminen Kiinaan on vahva signaali erityisesti tarjouskilpailuissa ja projektimyynnissä, että olet oikeasti läsnä Kiinassa ja sitoutunut pitkäkestoiseen toimintaan maassa. Jos yrität myydä pidempi kestoista projektia tai tuotteita, jotka edellyttävät huoltoa tms., niin ostaja voi pohtia, että millaista tukea pystyt tarjoamaan Kiinassa, jos sinulla ei ole edes yritystä Kiinassa. Kiinalainen ostaa tässäkin tapauksessa mieluummin Kiinaan rekisteröidyltä yritykseltä kuin ulkomaalaiselta. Voihan toki olla, että todellisuudessa voisit hoitaa asiat Suomesta käsin, mutta ostaja ei sitä välttämättä usko taikka tarjouskilpailun viralliset tai epäviralliset säännöt edellyttävät paikallista yritystä.

Kiinassa olevan kiinalaisen henkilön palkkaaminen onnistuu laillisesti vain kiinalaisella yrityksellä. Tämä johtuu siitä, että työntekijän pitää olla työsuhteessa sellaiseen yritykseen, jonka viranomaiset voivat saattaa vastuuseen työntekijään kohdistuvista laittomuuksista. Vain paikallinen yritys voi suorittaa paikalliset sosiaalivelvoitteet (esim. eläke).

Kiinalainen yritys ja henkilökunta Kiinassa auttavat yhteydenpidossa paikallisten asiakkaiden kanssa. Suomen ja Kiinan aikaero on 6 tuntia (5 tuntia kesäaikana), joka jo sinällään tekee yhteydenpidosta vaikeampaa, vaikka kieli- ja kulttuuri olisivatkin hallussa. Ajantasainen markkinatieto on arvokasta, mikä johtaa parempaan liiketoimintaan. Kiinalaiset ostajat eivät ole tottuneet odotteluun, vaikka Suomessa olisi kesälomasesonki. Potentiaalisista asiakkaista pitää ottaa koppi nopeasti.